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- Definição de cronograma:
5 dicas para implementar o eSocial na sua empresa
A partir do dia 1º de janeiro de 2018, empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais, serão obrigadas a migrar para o eSocial. Já as que faturam abaixo disso, migrarão em 1º de junho de 2018.
O eSocial é um sistema complexo que requer atenção a uma série de detalhes. Já que por um lado vai proporcionar mais agilidade e qualidade no atendimento aos trabalhadores, e por outro vai demandar mais atenção aos profissionais de contabilidade e às empresas em geral.
Sendo assim, listamos algumas dicas para facilitar o processo de implantação:
De acordo com o faturamento da sua empresa, observe a data limite de implantação do eSocial e faça um cronograma desde hoje até a sua implantação. Levando em consideração, um período de testes para adaptação à ferramenta, dando uma margem de segurança.
Todas as pessoas responsáveis pela coleta de informações e execução da implantação tem que estar envolvidas neste processo. Esta primeira etapa sendo concluída com organização, a transição será feita de forma mais eficiente.
- Testes no novo ambiente:
É fundamental que durante o processo de cadastramento, sejam feitos testes e crie manuais de uso da ferramenta, com o intuito de familiarizar todo e qualquer outro colaborador com o método dando sequência ao preenchimento das informações, de forma a não centralizar em uma determinada pessoa.
Os itens relacionados à folha de pagamentos devem ser revisados antes de submeter as informações, já que a falta de alguns deles, podem acarretar em algum tipo de irregularidade, ficando sujeito a multas e processos trabalhistas.
- Organize as informações de seus colaboradores:
Certamente este item irá exigir um trabalho maior. Tendo em vista que, o cadastro solicita diversas informações que, em alguns casos, a empresa ainda não possui ou encontra-se desatualizadas. É fundamental que liste e atualize as informações necessárias antes de se iniciar o processo.
Não estando com todas essas informações dos colaboradores cadastrados, a empresa já estará em desacordo com as normas do eSocial. Para cadastro e atualização das informações, você vai precisar da ajuda do seu departamento de Recursos Humanos.
- Registro de Eventos Trabalhistas (RET):
Tantos os itens periódicos quanto os não periódicos devem ser informados à base de dados do eSocial. Essas informações devem ser imputadas por meio do RET (Registro de Eventos Trabalhistas) com a mais brevidade possível ao registro do ocorrido.
Assim sendo, mais uma atividade a ser adicionada ao checklist de atividades aos processos internos da sua empresa. A função pode ficar sob a responsabilidade do contador ou até mesmo do profissional de Recursos Humanos.
- Compatibilidade de software:
O software utilizado para folha de pagamento deverá estar linkado diretamente com a plataforma do eSocial de maneira que as informações sejam enviadas automaticamente.
Sendo assim, verificar se houve atualização no programa utilizado e atualizar para a versão mais recente. Verifique junto ao suporte técnico do software utilizado para obter maiores informações a respeito.